e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv fatura, elektronik fatura uygulaması kapsamı dışında kalan kurum-kişi arasındaki kağıt fatura işlemleri ve saklanmasının elektronik ortama taşındığı fatura türüdür. e-Arşiv faturanın teknik standartları Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiştir. Elektronik Arşiv uygulaması, kağıt ortamında düzenlenme, muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturanın, elektronik ortamda oluşturulması, e-Posta ile iletimi, elektronik ortamda muhafazası, elektronik ortamda ibrazı ve elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmasını kapsayan uygulamadır.

Kimler e-Arşiv Kullanmak Zorundadır?

433 numaralı Vergi Usul Kanunu gereğince internet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan e-Ticaret firmaları, e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.
Zorunluluğu olan firmalar dışında, sisteme girmek isteyen mükellefler de e-Arşiv uygulamasına geçiş yapabilmektedir.

e-Arşiv Kullanma Yöntemleri Nelerdir?

Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

e-Arşiv Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
  • Şirketler, tüm fatura işlemleri elektronik ortama taşınacağı için kağıt fatura oluşturma, gönderme ve saklama maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır,
  • Manuel fatura girişlerinden kaynaklı hataları minimuma indirmektedir,
  • İşletmeler istediği zaman fatura bilgilerine ulaşabilmektedir,
VakıfBank’ın Sunduğu Hizmetler Nedir?

VakıfBank, özel entegratör olmak için Başkanlıkça belirlenen tüm şartları sağlamış ve testleri başarı ile geçerek özel entegratörlük yetkisi almıştır. Entegratörlük kapsamında e-Arşiv fatura gönderimi, e-Arşiv rapor gönderimi, e-posta ile e-Arşiv fatura gönderimi, e-Arşiv fatura ve raporların saklanması hizmetleri sunulmaktadır.

A) Portal Hizmeti:

Müşterilerimiz, e-Arşiv hizmetimize https://efatura.vakifbank.com.tr linkinden ulaşabilir, e-Arşiv faturasını oluşturabilir, fatura ve e-Arşiv raporlarını Bankamızın mali mührü ile onaylayabilir ve faturalarını saklayabilirler.

B) Muhasebe Programı (ERP) Entegrasyonu:

ERP programı ile entegrasyon talep eden müşterilerimiz aşağıdaki üç yöntemden birini tercih edebilir;

  • Native Entegrasyon: Anlaşmalı ERP firmalarının yazılımını kullanan müşterilerimiz, herhangi bir geliştirme yapmadan sadece ERP yazılımının uyumlu sürümü ile Bankamız e-Arşiv altyapısını kullanabilirler.
  • Web Servis Hizmeti: Müşterilerimiz talep ederse e-Arşiv hizmetini Bankamız web servislerini kullanarak kendi sistemine entegre edebilir. Böylece Portal’a ihtiyaç duymadan kendi ERP sistemine entegre olarak fatura gönderme ve saklama işlemlerini gerçekleştirebilirler.

C) Saklama Hizmeti:

Müşterilerimizin e-Arşiv fatura ve raporları Bankamız sisteminde otomatik olarak gerekli kanuni süreleri boyunca saklanmaktadır. Bu hizmet ile müşterilerimiz istedikleri zaman sorgulama yaparak geçmiş fatura ve rapor bilgilerine ulaşabilmektedirler.

Bankamız e-Arşiv Uygulamasına Dahil Olmak İçin Yapılması Gerekenler Nelerdir?
  • Bankamız ile çalışmak isteyen müşterilerin e-Arşiv hizmet protokolü imzalaması gerekmektedir. İmzalı protokol ve ekleri Şube tarafından efatura@vakifbank.com.tr adresine iletilmelidir.
  • Müşteri mevcut durumda e-Fatura sistemine kayıtlı değil ise öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirimde bulunarak e-Fatura sistemine dahil olması gerekmektedir.
  • Müşterinin e-Arşiv sistemine kaydolması için 1. ve 2. koşulu yerine getirmesinin ardından VakıfBank destek ekibi tarafından portal üzerinde kullanıcı hesabı açılır.
  • Firma mevcut VakıfBank e-Fatura müşterisi ise yeni bir hesap tanımlamaya gerek kalmadan mevcut hesap üzerinden işlemlerine devam edebilir.
  • Müşterimiz VakıfBank portalindeki e-Arşiv hesabını Mali Mühür ile imzalayarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na ilettikten sonra aktif bir şekilde sistemi kullanmaya başlayabilir.
İletişim Bilgileri

Konu hakkında ayrıntılı bilgi almak ve VakıfBank’ın özel entegratörlük hizmeti ile size sunduğu ayrıcalıkları öğrenmek için 444 8 724 e-Fatura özel telefon hattımızdan veya efatura@vakifbank.com.tr mail adresimizden bilgi talep edebilir, sisteme dâhil olmak için en yakın Şubemiz ile irtibata geçebilirsiniz.